これは何？
- 育休からの復帰後に色々な人と話す中で何回か時間管理の話になったので、自分の方法論をまとめておきます〜
- 正しい正しくないというより、「今の自分はこういうスタイルです」って感じでノリの文章です
- 「今の」なので、数年後には全然違うことを言っているかもしれません
概要
明確に分けられるものではないですが、大別するとこの4つくらいなのかな〜と思います。それぞれ、各論を書いてみます。
- 毎日ご機嫌に過ごす
- やるべきことをクリアにする
- やるべきことを素早くする
- 将来の自分のために時間を使う
毎日ご機嫌に過ごす
一見すると「時間管理関係なくね？」って感じですが、結局これが一番大事だと思います。
過去、そういう時期がありましたが疲れていると頭にモヤがかかっている状態になり、全体的な処理速度が一段遅くなります。
同じように、何か気になることがあって心がざわついていると、集中して目の前のタスクに向き合うことができないです。
結果、何をするにしても知らず知らず時間がかかっている（その割にうっかりミスを生んでそれがまた時間を食う）ことが多いです。まずはそれを自覚するのが大事だと思います。
体調管理をする
まずフィジカルの状態を整えるのは最低条件です。
色々と細かいチューニングは日々しているのですが、以下は定着している習慣の一部です。
- 睡眠
- 寝る前にディスプレイの類を見ない
- 8時間寝る
- 昼寝、もしくは時間がなくても目を瞑る時間を取る
- 瞼を閉じるだけでも、脳のリラックスする時間を作れる
- 運動
- 朝イチで運動して、心拍数を上げる
- 休憩時間に肩甲骨周りのストレッチをする
- 外に出る時間を作ってビタミンDを生成する
- 食事
- タンパク質、食物繊維、菌を多め、脂質、糖質は少なめにする
- 朝ごはんをしっかり食べて夕飯は軽めに就寝2時間前に終わらせる
- 酒は飲まない
参考
直接的、間接的に見聞きしたケースから30代前半までのツケは代謝が落ちる30代後半以降にドッと払うことになる気がしているので、「まだ無理できる年齢だ〜」と意気込み過ぎないのが大事だと思います。
瞑想をする
メンタル対策で毎朝やっています。
瞑想に関しては、下記の本での説明が一番しっくりきていて、宗教的なイメージは捨てて脳の筋トレとして割り切って行うのが良いものだと思っています。
わたしはよく、「瞑想は脳の基礎力を鍛えるためのベースメソッドです」というふうに説明しています。
参考
また、瞑想ほど意図的にやらなくても、仕事の休憩中などぼーっとする時間もとるようにしています。
脳が情報を整理してくれる時間というのは意外と馬鹿にできません。
楽しい仕事とかやりたい仕事を探す、作る
笑う犬のドリーじゃないですが、「毎日、毎日、同じことの繰り返し〜」だと心がやられていきます。
10%でも5%でも良いので、仕事であっても自分が勉強したいとかネタっぽくて良いとかそういう感性が働く仕事を勝手に作ったりするようにしています。
やるべきことをクリアにする
よし、じゃあ心身もコントロールできてるし作業をするか、というのはまだ早いです。
手をつける前にやるべきことがクリアになっている状態を作らないと無駄な作業ばかりやることになるからです。
何を解決する作業なのかをドキュメントに最初に書く
そのとき実行したいタスクの目的をドキュメントの最初に書くようにしています。よくブログの始まりが「これは何？」からなのも、この一種です。
蛇行しないように、やることを明確にするのが目的です。
また最近はLLMを使うことも増え、聞きたい時にAIに聞きやすいよう、背景情報をあらかじめ整理しておく意味で実際にタスクを処理する段階になったときも役立ちます。
（前提情報のドキュメントだけ整えてHowはAIに丸投げみたいなことも増えました）
手を動かさないで済む方法を考える
「そもそもこれを実現したって問題は解決しない」「これを実現する方法は別にある」というシーンは結構あります。
手を動かした後でこれに気づくとスイッチングコストがかかって引き返せなくなることがあるので、最初によく検討します。
自分の場合は新しいサービス、機能を調べるのが好きなので、「実装しなくても既存のサービスを組み合わせたらすぐ終わるだろこんなの」って気持ちでリサーチをすることが多いです。
何も生み出さない時間に無駄に時間を溶かさない
やるべきことに集中するために、時間を溶かさないようにしています。
仕事において分かりやすく時間を溶かすのは「出社」と「会議」です。
なので自分が今回出社（会議参加）する必要があるのか？を考えます。
特に会議は出席する以上何らかの価値を出せることが前提なので、出力するものがなく議事録確認で充分な場合は積極的にdeclineするようにしています。
特に定例は厄介で、一度設定すると「とりあえず参加する」圧力がかかります。そもそも定例化する必要があるのか？？週1も必要か？を最初に検討する必要があります。
シングルタスクにする
コンピュータではないですが、人間もマルチタスク（風）をやる時は短時間で複数のタスクに思考とメモリを切り替えている分、やっぱり無駄が多いです。
ポイントはマルチタスクをやっている気がなくても、タブを大量に開いている、スマホをデスクに出しているなどをしていると、注意がそっちに逸れるという意味で実質的なマルチタスク状態になっている恐れがある点です。
視界（PCのディスプレイ上）に今から手をつけるタスクに関するものしか写っていない状態を作るのが理想です。
参考
作業時間を計測する
トヨタの問題解決じゃないですが、問題を解決するにはまず特定することが必要です。
「やるべきことがクリアになって、重点的に時間を使えているか？」を把握するにはきちんと定量化して見える状態にしておかないといけません。
「時間がない」と言う人に限って自分が何に時間を使っているのか正確に把握していないケースが結構ある気がします。
自分の場合はToggl trackというサービスを使って、プライベートでも仕事でも作業時間を測っています。
Toggl: Time Tracking Software, Project Planning & Hiring Tools
また副次的な効果として、時間を測ることで明示的にシングルタスク化をするようになるという点もポイントです。
1日の集中タスクを4時間以内にする
上のTogglを続けて分かってきたことの1つです。
自分の場合、集中力を要するタスクの総量が4時間を超えると一気に疲れが溜まることが多いです。なので長時間やろうとするより、今日の4時間は何に使うかという考えで予定を組む方が時間をうまく使えるところがあります。
後ほど書きますが、それでも時間が余った場合はゆっくりリサーチをしたり周辺知識の勉強をしたりに充てられるので、結果的に将来の自分も助けることになります。
業務終了ルーティンを守る
1日の終わりのルーティンを固定することで、仕事とプライベートとの切り替えがうまくでき、頭がすっきりした状態で翌朝を迎えられます。
自分のルーティンは以下の通りです。
- ToDoアプリをチェックし翌日のためにToDoの棚卸しをする
- チャットをチェックする
- 瞬殺できるものだけ返答し、それ以外はリマインダをかける
- 翌日のスケジュールを確認し、やることをクリアにする
- 日報を書く
- PCの電源を切る
特に最後の2つを重視しています。
Togglと同じで、1日の振り返り時間を設けることは「今日、自分はイメージ通りに1日を過ごせただろうか？」を内省する時間になります。
また、PCの電源を切ることで、仕事モードから強制的に距離を取ることができます。
理想としてはこのルーティンが終わった後「明日の1日の流れがクリアになっていて、スッキリしてプライベートに戻れる」状態です。
やることを素早くする
いよいよタスクに手をつけます。
いわゆるtips的な話が一番多いのがこのセクションかもしれません。しかしここまで書いてみて思いましたが、手をつけ始める前には勝負はついていて、ここはもう半分趣味の領域なのかもしれません。
ショートカットを必要最低限覚える
よく使うツールのよく使うショートカットに絞って、最初に覚えるようにしています。
ポイントはよく使うショートカットだけ覚え切る点で、全く覚えないのも、マニアックなところまで覚えようとするのも微妙だなと思っている派です。
たとえばこの辺は、他の人の画面共有中に、便利だけど意外と使わないんだなーって人が多いショートカットです。
- Slackだったらチャンネル移動
- 文字入力だったら1行単位削除
- Notionだったら検索窓の表示
Macユーザーであれば、文字入力時に標準のショートカットを使いこなすだけでも、だいぶサクサク入力できるようになるんじゃないかと思います。
1秒を削り出すツール、機能を積極的に使う
まあほぼ趣味です。1日に何十回、何百回と行う操作を瞬発的にできることで多少の時間削減ができる+直感的に操作できるので、作業中のPC操作に取られるワーキングメモリを軽くできるイメージがあります。（多分後者がより大事です）
たとえば以下などは数年使っているお気に入りの例です。
- Alfred
- いわゆるランチャーアプリ。各種アプリやブックマークを一発で起動できる
- Vimium
- ブラウザ操作をVim likeにキーボードで行える
- キーバインド機能付きマウス
- コピペ、enter機能をつけたマウスを使っている
身内への説明のために体裁を整えすぎない
どっちかというとタスク中に無駄なことをやらない、って話です。
社内やプライベートの説明にパワポを綺麗に整えたり、スプシの枠線を整えたりするのは正直無駄だなと思ったりします。
それよりは、ドキュメントで内容が過不足なく記述されている状態を作る方を優先しています。
この辺りの考え方は、一時期会議のやり方について試行錯誤していたときにAmazonの会議がスマートで良いなと思ったので参考にしています。
一次対応をすぐする
相手からのキックがあった仕事などについては、今やらないとしても一次対応をすぐ（基本的に社外は半営業日、社内は1営業日以内）にしています。
抜け落ちた時の確認工数をなくすとともに、最初の方で相手ボールで追加確認が必要な場合に、その余裕期間を長く持てる意味合いもあります。
1タスク30分単位にする
英語の勉強とかの単純作業はちょっと性質が違いますが、特に考える系のタスクは長時間やっても疲れてダラダラっとなるだけです（これもTogglからの気づきです）。
大体自分の場合は30分が閾値なので、30分経ったら休憩するようにしています。
またこれも副次効果として30分で終わる単位にタスクを分解する圧力もかかるので、タスクのプロセスが明確になる効果も感じます。
将来の自分のために時間を使う
行うタスクを見極め、タスクを素早くこなしても、それでも時とともにやることを増えたり複雑になったりします。
そこで重要なのは、今やるべきことをやるだけではなく、将来のために時間を使うという観点になってきます。
ドキュメントを残す
めちゃくちゃ基本的な話ですが、ドキュメントを残すのは自分のために大事です。言った言わないみたいな不毛な議論を防いだり、将来メンバーが変わった時の説明を楽にしたり、久しぶりにプロジェクトの修正が入った時に理解をスムーズにしたりと、将来の余計な時間がかからなくなります。
また、その派生で、timesなどに書き殴りながら作業するも個人的には有効です。ドキュメントは最後の整理されたアウトプットしか残らないので、過程で試行錯誤した様子がどこかに残っていた方が、諸々の状況を思い出したり説明しやすいです。
作業に関連した勉強、リサーチ時間を取る
大体1つの作業が発生する場合、近い将来周辺の知識も使うことが多いです。
なので多少は寄り道をしてでも周辺知識の勉強時間を予定に組み込むようにしています。
早くやろう早くやろうと前のめりになると、心理的にも新しいことをやっていない焦燥感が生まれるので、いつもと違うことに時間を使うのはメンタル上も重視しています。
オープンな場で議論する
（機密性を保たなければならない制限下で）より多くの人が閲覧できる場所で議論すると、何か気になる人がいればその場で指摘してくたり、そうでなくても後から参照しやすかったりと色々な恩恵が得られます。
この文脈で、たとえば1on1のような雑多な会議は気をつけて設定するようにしています。アジェンダが多岐に渡る時間は、そのうち1つでも機密性の高い内容だった場合、議事録全体をプライベートにする圧力がかかるからです。
パフォーマンスに関する本や動画を見て改善し続ける
仕事の変化もあれば、自分の身体の変化や環境の変化など状況は少しずつ変化していきます。
なのでルーティンを固めてしまうより試行錯誤し続けるくらいのイメージでいた方が良いんだろうなとは思っています。
自分の場合はやはり、ここ1年で子がいる状態でのパフォーマンスの維持についてかなり試行錯誤しています。
そんな中で今回、自分の中では「一般性の高い内容を社内の人に共有したいときは自分のブログに書いたら今後も流用しやすいのでは」を試してみたくてこのエントリを書いた背景がありました。
終わりに
- tips的なことを書いた方がウケは良いんだろうなと思いつつ、tipsはtipsに過ぎないよなと思いながら書いたら当たり前のことを書き連ねる文章になりました
- 「「酒飲まない」って、それが難しいんだよ！」って人も結構多いのかもしれないです。まあ方法論は環境と性格と含めた自分との相性次第ということで。。
